Cette fonctionnalité est actuellement disponible uniquement pour les courtiers hypothécaires sur le plan Pro Hypothécaire ou Équipe Hypothécaire.
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Depuis un Espace existant
Ouvrez un Espace existant
Cliquez sur le bouton + (actions)
Sélectionnez Demander des documents
Depuis le menu principal
Cliquez sur Demandes de documents dans le menu principal
Choisissez parmi :
Sélectionner un Espace existant — pour ajouter une demande à un dossier en cours
Créer un nouvel Espace — pour démarrer un nouveau dossier client
Étape 1 : Sélectionner les contacts
Le wizard s'ouvre sur l'onglet Contacts.
Ajouter un contact
Tapez dans la barre de recherche Nom, courriel ou recherche… pour retrouver rapidement un contact :
Contacts de l'Espace — les contacts déjà présents dans l'Espace courant apparaissent en premier sous l'en-tête DANS L'ESPACE
Vos autres contacts — les clients que vous avez dans d'autres Espaces remontent aussi dans les résultats de recherche, ce qui vous permet de réutiliser un contact existant sans ressaisir ses informations
Nouveau contact — si votre recherche ne retourne aucun résultat satisfaisant, cliquez sur + Ajouter « [votre recherche] » manuellement au bas de la liste
Cliquez sur le + à droite d'un contact pour l'ajouter à la demande.
Créer un nouveau contact
Lorsque vous ajoutez un contact manuellement, remplissez :
Prénom (obligatoire)
Nom (obligatoire)
Adresse courriel (obligatoire)
Langue de l'invitation — basculez entre FR et EN selon la langue de votre client. Tous les courriels automatiques (envoi initial, rappels, notifications) respecteront cette langue.
Cliquez sur Créer. Le contact s'ajoute à la liste CONTACTS AJOUTÉS en bas.
Retirer un contact
Cliquez sur un contact ajouté pour le retirer de la demande. Vous pouvez ajuster la liste jusqu'à l'envoi.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape Profil.
Étape 2 : Définir le profil de chaque contact
L'onglet Profil affiche les avatars de tous les contacts ajoutés en haut. Cliquez sur un avatar pour éditer son profil individuellement.
Pour chaque contact, remplissez les champs pour que la liste de documents pré-sélectionnés corresponde à sa situation :
Champ | Options |
Type de transaction | Achat, Préapprobation, Refinancement, Renouvellement |
Statut d'emploi | Salarié, Travailleur autonome, Retraité |
Situation du client | Propriétaire actuel, Vend une propriété, Achat en copropriété, Propriétaire locatif |
Source de la mise de fonds | Épargne personnelle, don, entreprise |
💡 Utilisez Appliquer aux autres contacts pour copier le même profil à tous les contacts de la demande.
Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape Documents.
Étape 3 : Sélectionner les documents
L'onglet Documents affiche une liste de documents organisée par catégorie, avec une colonne par contact. Les documents sont automatiquement pré-sélectionnés selon le profil de chaque contact défini à l'étape précédente.
Catégories de documents
Identité — Preuves d'identité avec photos
Revenu — Lettre d'emploi, talons de paie, T4, relevés bancaires, avis de cotisation, etc.
Mise de fonds — relevés bancaires, lettre de don, preuves d'actifs, états financiers entreprise
Documents d'achat/vente — Fiche MLS, promesse d'achat, contre-proposition, déclaration du vendeur, etc.
Propriété — Relevé hypothécaire, taxes municipales et scolaires, assurance habitation, frais de condo
Refinancement — Acte de prêt, preuve de quittance
Sélectionner les documents requis
Cochez ou décochez les documents requis pour chaque contact
Utilisez la barre de recherche pour filtrer rapidement
Modifier un document existant
Survolez un document pour voir les options :
Afficher la description — Voir les instructions détaillées
Voir un exemple — Afficher un exemple visuel du document attendu
Modifier — Personnaliser le nom, la description ou les conditions d'affichage
Ajouter un document personnalisé
Cliquez sur + Ajouter un autre document sous n'importe quelle catégorie pour créer un document sur mesure.
Dans la fenêtre de création, vous pouvez :
Choisir la catégorie
Définir le nom et la description
Définir les conditions d'affichage (type de transaction, statut d'emploi, etc.)
💡 Bon à savoir : Les documents personnalisés que vous créez restent disponibles pour toutes vos prochaines demandes, pas seulement pour celle en cours.
Gérer vos modèles par défaut
Lorsque vous modifiez ou créez un document, vous pouvez cocher Ajouter aux modèles par défaut.
Lorsque cette option est activée, le document sera automatiquement pré-sélectionné dans vos prochaines demandes lorsque le profil du client correspond aux conditions définies (type de transaction, statut d'emploi, etc.).
Cela vous permet de bâtir progressivement une liste de documents adaptée à votre pratique.
Cliquez sur Suivant pour configurer les suivis.
Étape 4 : Configurer les suivis automatiques
L'onglet Suivis vous permet de programmer des rappels automatiques.
Comment fonctionnent les rappels
Chaque rappel liste uniquement les documents en attente du destinataire
Les rappels cessent automatiquement dès que tous les documents sont reçus
Vous pouvez configurer jusqu'à 3 rappels
Vous recevez une confirmation par courriel chaque fois qu'un suivi est envoyé en votre nom
Configurer les intervalles
Par défaut, les rappels sont programmés :
Rappel | Délai | Exemple |
1er | après 3 jours | dimanche 15 février |
2e | après 7 jours | jeudi 19 février |
3e | après 14 jours | jeudi 26 février |
Cliquez sur le délai (ex: "3 jours") pour le modifier.
Sauvegarder vos préférences
Cochez Enregistrer comme préférences pour appliquer ces intervalles à vos prochaines demandes.
Relancer les suivis
Lorsque tous les suivis automatiques ont été envoyés et que la demande est toujours incomplète, vous recevez un courriel vous invitant à relancer une nouvelle ronde. Consultez l'article Notifications par courriel pour en savoir plus.
Étape 5 : Choisir le mode d'envoi
La dernière étape vous permet de décider comment le lien de dépôt est envoyé à vos contacts. Par défaut, J'enverrai le lien moi-même est sélectionné — cette méthode offre la meilleure délivrabilité et permet de personnaliser l'envoi initial.
J'enverrai le lien moi-même
Aucun courriel n'est envoyé automatiquement à vos contacts. À la création de la demande, WelcomeSpaces génère un lien de dépôt unique par contact et vous les présente dans une fenêtre que vous pouvez copier. Vous envoyez ensuite chaque lien à vos contacts depuis votre propre adresse courriel.
Quand choisir cette option :
Pour un premier contact avec un nouveau client — un courriel envoyé de votre adresse passe généralement mieux les filtres anti-pourriel
Lorsque vous voulez personnaliser entièrement le message (contexte, ton, instructions particulières)
Envoyer par WelcomeSpaces
WelcomeSpaces envoie automatiquement un courriel à chaque contact dès la création de la demande. Le courriel contient la liste complète des documents demandés et un bouton Déposer mes documents qui amène le client directement à sa page de dépôt sécurisée.
Quand choisir cette option :
Lorsque vous avez déjà un contact établi avec le client
Lorsque vous voulez un envoi rapide sans rédiger de message
💡 Peu importe l'option choisie, tous les rappels automatiques sont envoyés par WelcomeSpaces selon la configuration de l'étape Suivis.
Cliquez sur Envoyer la demande pour finaliser.
Après l'envoi
Si vous avez choisi « J'enverrai le lien moi-même »
Une fenêtre Liens de dépôt s'ouvre automatiquement et présente :
Le nom et le courriel de chaque contact
Un lien de dépôt unique par contact, copiable en un clic
La date d'expiration du lien
Copiez chaque lien et envoyez-le à vos contacts depuis votre propre courriel. Vous pouvez rouvrir cette fenêtre à tout moment depuis le résumé de la demande dans l'Espace.
Si vous avez choisi « Envoyer par WelcomeSpaces »
Chaque contact reçoit immédiatement un courriel contenant :
La liste des documents demandés
Un bouton Déposer mes documents qui amène directement à sa page de dépôt sécurisée — aucun compte WelcomeSpaces à créer
Dans l'Espace
Un objet Demande de documents apparaît dans le fil de l'Espace, affichant pour chaque contact :
La progression (ex: "0/10 documents")
Voir la demande — Accéder à la vue client
Voir le résumé — Suivre l'avancement et réviser les documents
💡 Consultez l'article Réviser et finaliser un dossier pour apprendre à valider les documents reçus.
Côté client
Vos clients accèdent à leur page de dépôt sécurisée directement via le lien reçu par courriel — aucun compte WelcomeSpaces requis pour déposer les documents demandés.
S'ils le souhaitent, vos clients peuvent aussi créer un compte WelcomeSpaces gratuit pour accéder à l'Espace complet : consulter les documents partagés, échanger avec vous par messagerie et collaborer sur l'ensemble du dossier. La création de compte reste toujours optionnelle — elle n'est jamais requise pour répondre à la demande de documents.
Consultez l'article Déposer des documents pour voir l'expérience client en détail.
Notifications automatiques
Dès que vos clients commencent à déposer des documents, vous recevez des notifications par courriel selon vos préférences : validation manuelle requise, document refusé par l'IA, demande complétée, suivi envoyé et digest quotidien.
Consultez l'article Notifications par courriel — Demandes de documents pour configurer vos préférences.
Expiration et gestion des liens de dépôt
Chaque lien de dépôt a une date d'expiration pour limiter les risques de partage non autorisé :
Par défaut — le lien expire 3 jours après l'envoi du dernier rappel automatique configuré à l'étape Suivis
Si aucun rappel n'est configuré — le lien expire 3 jours après la création de la demande
Si vous relancez une nouvelle ronde de suivis — l'expiration est automatiquement prolongée
Régénérer les liens
Depuis le résumé de la demande dans l'Espace, vous pouvez rouvrir la fenêtre Liens de dépôt à tout moment pour :
Copier un lien actif afin de le renvoyer à un contact qui ne l'a pas reçu ou qui l'a perdu
Régénérer les liens de la demande — utile lorsque les liens existants sont expirés. Les nouveaux liens remplacent les précédents et obtiennent une nouvelle date d'expiration.