Ce guide est destiné aux clients qui ont reçu une demande de documents de leur courtier hypothécaire. Il couvre les deux façons d'accéder à la demande — via un lien de dépôt sécurisé reçu par courriel, ou via votre Espace WelcomeSpaces — ainsi que le processus de dépôt, la validation IA et les suivis.
Accéder à la demande
Vous pouvez déposer vos documents de deux façons : via un lien de dépôt sécurisé reçu par courriel (méthode par défaut), ou via votre Espace WelcomeSpaces si vous avez un compte.
Via un lien de dépôt sécurisé
C'est la méthode la plus courante. Vous recevez un courriel contenant un bouton Déposer mes documents qui mène à une page de dépôt sécurisée — aucun compte à créer.
Le lien peut provenir de deux sources :
Envoyé automatiquement par WelcomeSpaces — un courriel au nom de votre courtier contenant la liste des documents demandés
Envoyé directement par votre courtier — un courriel personnel (depuis son adresse courriel habituelle) contenant le lien
Vérification par code
Pour sécuriser l'accès, un code de vérification à 6 chiffres est envoyé à votre adresse courriel dès que vous cliquez sur le lien. Saisissez le code sur la page pour continuer.
L'adresse est affichée partiellement (ex: e***l@be***.com) pour confirmer qu'il s'agit bien de la bonne adresse sans la révéler entièrement.
Si vous ne recevez pas le code :
Vérifiez votre dossier de courrier indésirable (spam)
Cliquez sur Envoyer un autre code pour en recevoir un nouveau
Si ce n'est pas votre adresse :
Cliquez sur Ce n'est pas vous?. Un message explique que le lien est lié à un courriel spécifique pour des raisons de sécurité et vous permet de contacter votre courtier directement pour clarifier la situation.
Si votre lien est expiré
Les liens de dépôt ont une date d'expiration pour des raisons de sécurité. Si votre lien n'est plus valide, contactez votre courtier — il peut régénérer un nouveau lien en quelques secondes. Si vous avez un compte WelcomeSpaces, vous pouvez aussi vous connecter à votre Espace pour y accéder.
Via votre Espace WelcomeSpaces
Si vous avez un compte WelcomeSpaces, vous pouvez accéder à votre demande directement depuis votre Espace.
Lorsque vous entrez dans un Espace avec une demande active :
La fenêtre de dépôt s'ouvre automatiquement
Un bouton proéminent Deposit documents reste visible dans l'Espace pour y revenir à tout moment
Un compteur en haut indique le nombre de documents manquants.
Vous voulez un accès permanent?
La page de dépôt vous permet de répondre à la demande de votre courtier — mais elle ne remplace pas l'accès complet à votre dossier. Si vous souhaitez :
Consulter en tout temps les documents que vous avez déposés
Voir les documents que votre courtier a partagés avec vous
Échanger par messagerie avec votre courtier
Suivre l'avancement de votre dossier sur le long terme
... vous pouvez créer un compte WelcomeSpaces gratuit et accéder à votre Espace permanent. La création de compte reste toujours optionnelle — elle n'est jamais requise pour répondre à la demande de documents en cours.
Déposer vos documents
Une fois sur la page de dépôt (ou dans votre Espace), vous voyez la liste complète des documents demandés, organisés par catégorie.
Comprendre l'interface
Chaque document affiche :
Nom du document — Ex: "Lettre de confirmation d'emploi"
Description — Instructions détaillées sur ce qui est attendu
Exemple — Exemple pratique d'un document typique
Statut — L'état actuel du document
Téléverser — Bouton pour déposer votre fichier
Déposer un document
Cliquez sur Téléverser à côté du document concerné
Sélectionnez votre fichier sur votre ordinateur
Attendez que le téléversement et l'analyse soient complétés
Formats acceptés
PDF (recommandé)
Images : JPG, PNG
⚠️ Les fichiers Word (.docx) ne sont présentement pas supportés.
Validation IA
Lors de votre premier dépôt, un message vous demande si vous souhaitez activer la validation IA.
Notre assistant IA vérifie que chaque document est lisible, conforme et correspond au type requis, réduisant ainsi les risques d'erreurs ou de retards.
🔒 Vos documents sont anonymisés avant d'être envoyés à l'IA pour analyse, puis chiffrés et traités de manière sécurisée.
Options disponibles
Option | Effet |
Toujours accepter pour cet espace | Active la validation IA pour tous vos dépôts dans cet Espace |
Accepter pour cet envoi | Active la validation IA uniquement pour ce document |
Refuser pour cet envoi | Désactive la validation IA pour ce document |
Toujours refuser pour cet espace | Désactive la validation IA pour tous vos dépôts dans cet Espace |
Modifier vos préférences plus tard
Votre choix initial peut être modifié à tout moment pendant que vous déposez vos documents. Les options restent disponibles à chaque nouveau dépôt.
Comprendre les statuts
Après le dépôt, chaque document affiche un statut :
Statut | Signification |
À envoyer | Document non déposé |
Analyse en cours | L'IA est en train de vérifier le document |
Complété | Document accepté ✓ |
À vérifier | L'IA a un doute — votre courtier vérifiera |
À corriger | Le document ne correspond pas — déposez le bon fichier |
Différence entre "À vérifier" et "À corriger"
À vérifier — L'IA n'est pas certaine de la validité du document. Vous n'avez rien à faire; votre courtier examinera le document et décidera s'il est acceptable.
À corriger — L'IA a détecté une erreur claire (mauvais type de document, mauvaise année, etc.). Lisez le message et remplacez par le bon document.
Validation par votre courtier
Votre courtier peut réviser manuellement les documents marqués "À vérifier". Si le document est refusé, vous recevrez un courriel contenant le message de votre courtier expliquant pourquoi et ce qui est attendu, avec un bouton pour remplacer le document directement.
Corriger un document
Si un document est marqué À vérifier ou À corriger :
Lisez le message explicatif affiché sous le document (encadré jaune ou rouge)
Cliquez sur Remplacer
Déposez la version corrigée
L'IA analysera à nouveau le fichier
Notifications par courriel
Vous recevez des notifications par courriel dans les situations suivantes :
Document refusé par l'IA — Un courriel avec le détail de l'erreur et un bouton pour redéposer le bon document
Document refusé par votre courtier — Un courriel contenant le message de votre courtier et un bouton pour remplacer le document
Tous vos documents sont acceptés — Un courriel de confirmation indiquant que tout est en ordre
Rappels automatiques
Si vous n'avez pas déposé tous vos documents, vous recevrez des rappels par courriel.
Chaque rappel liste uniquement les documents qu'il vous reste à fournir
Les rappels cessent automatiquement une fois tous les documents déposés
Questions fréquentes
Je n'ai pas reçu le courriel
Vérifiez votre dossier de courrier indésirable (spam)
Contactez votre courtier pour qu'il renvoie la demande
Je n'ai pas reçu le code de vérification
Vérifiez votre dossier de courrier indésirable (spam)
Assurez-vous que l'adresse partiellement affichée correspond bien à votre courriel
Cliquez sur Envoyer un autre code sur la page de vérification
Si le problème persiste, contactez votre courtier
Mon lien de dépôt est expiré
Contactez votre courtier — il peut régénérer un nouveau lien qui vous sera envoyé par courriel. Si vous avez déjà un compte WelcomeSpaces, vous pouvez aussi accéder à la demande via votre Espace.
Je n'ai pas le document demandé
Contactez directement votre courtier pour discuter des alternatives possibles.
L'IA refuse mon document mais il est correct
Déposez-le quand même — votre courtier pourra l'accepter manuellement lors de sa révision.
Comment savoir si tous mes documents sont acceptés?
Vous recevez un courriel de confirmation lorsque tous vos documents ont été acceptés par votre courtier. Vous pouvez aussi vérifier dans votre Espace — tous les documents afficheront le statut « Complété ».