Vous avez trois façons de créer un appel vidéo dans WelcomeSpaces, selon votre besoin du moment.
Réunion instantanée
Pour démarrer un appel immédiatement et partager le lien à la volée.
Allez dans Appels vidéo dans le menu principal
Cliquez sur Réunion instantanée
La fenêtre de détail de l'appel s'ouvre avec le lien à copier et le texte d'invitation
Partagez le lien avec vos participants, puis cliquez Joindre la réunion
Vous arrivez sur l'écran de préparation pour régler votre caméra, votre micro et la transcription avant de démarrer
💡 La salle d'attente est active : vos participants devront attendre que vous ayez démarré l'appel avant de pouvoir se joindre.
Appel vidéo planifié
Pour créer un appel à l'avance et partager le lien dans votre calendrier ou par courriel.
Allez dans Appels vidéo → Créer un appel vidéo
Remplissez le formulaire :
Sujet de l'appel (titre affiché aux participants)
Lier à un Espace (optionnel — voir plus bas)
Date de début, heure de début et heure de fin
Fuseau horaire (détecté automatiquement, modifiable)
Cliquez Créer un appel vidéo
L'appel apparaît dans la section En cours (ou À venir) de votre dashboard.
Depuis un Espace client
Créez l'appel directement depuis un Espace — il est automatiquement lié à cet Espace, et l'objet apparaît dans le fil d'activité. Utile quand la réunion concerne un dossier client précis.
Ouvrez l'Espace client
Cliquez sur le bouton + et sélectionnez Appel vidéo
Remplissez les mêmes champs que pour un appel planifié
Le lien et le texte d'invitation
Une fois l'appel créé, vous obtenez :
Lien de la réunion — une URL du type letstalk.welcomespaces.io/s/xxx-xxx-xxx
Texte d'invitation — un bloc de texte pré-rédigé incluant le sujet, la date, le fuseau horaire et les instructions pour rejoindre
Copiez le texte d'invitation et collez-le dans votre événement Google Calendar, Outlook, ou dans un courriel — WelcomeSpaces n'envoie pas de courriel d'invitation automatique. C'est à vous de transmettre le lien à vos participants.
💡 Si l'appel est lié à un Espace, vous pouvez aussi partager le lien directement dans le chat de l'Espace — vos collaborateurs et invités verront l'objet apparaître dans le fil.
Lier un appel à un Espace
La liaison est possible à tout moment — avant, pendant ou après l'appel. Depuis la liste des appels, cliquez sur le menu ⋮ et choisissez Lier à un espace.
Lorsqu'un appel est lié à un Espace :
Un objet apparaît dans le fil d'activité de l'Espace
Tous les participants de l'Espace peuvent rejoindre l'appel
Les collaborateurs de l'Espace obtiennent les droits d'hôte automatiquement
Le résumé (une fois généré) est accessible à tous les participants de l'Espace
Gérer vos appels vidéo
Dans la liste des appels, chaque ligne dispose d'un menu ⋮.
Appel à venir ou en cours
Détails — rouvre la fenêtre de détail (lien + invitation)
Lier à un espace — associer l'appel à un Espace
Supprimer — annuler l'appel
Appel passé
Lier à un espace — possible même après la tenue de l'appel
Supprimer — supprime l'appel et son résumé
⚠️ Un appel planifié ne peut pas être modifié (ni l'heure, ni le sujet). Si vous devez changer quelque chose, supprimez-le et créez-en un nouveau.
Durée de validité du lien
Le lien d'un appel expire 5 minutes après le départ du dernier participant. Si tout le monde quitte puis revient dans cette fenêtre, l'appel reprend normalement. Au-delà, créez un nouvel appel.