Une fois dans un appel vidéo WelcomeSpaces, vous avez accès à une série de contrôles pour gérer votre caméra, votre micro, le partage d'écran, la transcription et la salle d'attente.
Écran de préparation
Avant de rejoindre l'appel, chaque participant passe par un écran de préparation qui permet de :
Tester et configurer la caméra et le micro
Donner son consentement à la transcription (case à cocher)
Choisir la langue de transcription — français ou anglais (hôte uniquement)
Côté participant, on entre aussi son nom et, optionnellement, un courriel. Si ce courriel correspond à un compte WelcomeSpaces, l'avatar et le nom de profil sont repris automatiquement.
⚠️ Le consentement à la transcription se gère par une seule case à cocher. Si un seul participant la refuse, la transcription est bloquée pour toute la réunion — personne n'aura de sous-titres ni de résumé.
Salle d'attente
La salle d'attente est toujours active. Les participants qui cliquent sur le lien attendent que :
L'hôte ait démarré l'appel (le lien est inactif tant que l'hôte n'est pas entré)
L'hôte les admette individuellement depuis le panneau Participants
Dans le panneau Participants, vous voyez deux sections : En appel et En attente. Cliquez Admettre ou Refuser pour chaque personne qui attend.
La barre d'outils
Pendant l'appel, la barre du bas propose ces contrôles :
Contrôle | Action |
Mute / Unmute | Activer ou couper votre micro |
Video | Activer ou couper votre caméra |
Partager | Partager votre écran (fenêtre, onglet ou tout l'écran) |
Enregistrement | Hôte seulement — activer/désactiver la transcription et changer la langue |
Sous-titres | Afficher les sous-titres en direct (requiert transcription active) |
Participants | Ouvrir le panneau des participants et de la salle d'attente |
Quitter | Sortir de l'appel |
Transcription et sous-titres
Il s'agit de la même fonction technique, avec deux niveaux d'affichage :
Transcription — enregistrée en arrière-plan, sert à générer le résumé après l'appel
Sous-titres — affichage en temps réel à l'écran durant l'appel
Si un seul participant a refusé la transcription au preflight, la transcription est désactivée pour tout l'appel — aucun résumé ni sous-titres ne seront disponibles.
En tant qu'hôte, vous pouvez à tout moment :
Activer ou désactiver la transcription
Changer la langue de transcription (FR ↔ EN)
Partage d'écran
Tous les participants peuvent partager leur écran. Cliquez Partager et choisissez :
Un onglet de navigateur
Une fenêtre d'application
Tout votre écran
Cliquez à nouveau sur Partager pour arrêter le partage.
Multi-hôtes
Si l'appel est lié à un Espace, tous les collaborateurs de cet Espace qui rejoignent l'appel obtiennent automatiquement les droits d'hôte. Ils peuvent admettre des participants, contrôler la transcription et changer la langue.
💡 Les invités (clients) restent de simples participants, même si l'appel est lié à leur Espace.
Ouvrir l'Espace lié
Si l'appel est lié à un Espace, un bouton pendant l'appel permet d'ouvrir cet Espace dans un nouvel onglet — pratique pour consulter des documents ou prendre des notes sans quitter la réunion.
⚠️ Ce bouton est visible par tous les participants. Un participant qui n'a pas accès à l'Espace (pas de compte, ou compte sans autorisation) tombera sur une page d'erreur. L'accès n'est pas élargi — il est simplement raccourci pour ceux qui l'ont déjà.
Quitter l'appel
Cliquez Quitter pour sortir. Si vous êtes l'hôte et que vous quittez, les autres participants peuvent continuer. L'appel se termine officiellement 5 minutes après le départ du dernier participant.