Disponible avec les plans Marketing et Pro.
Le CRM de WelcomeSpaces suit chaque demande reçue, du premier contact jusqu'à la fin du travail fait pour votre client. Il se trouve dans le menu latéral, sous CRM.
Les notions de base
Prospect : une personne qui vous a contacté et qui n'est pas encore cliente.
Dossier client : le travail que vous faites pour un client, par exemple un financement hypothécaire, de la collecte de documents jusqu'au notaire. Chez un CPA, l'app dit « mandat » et la page s'intitule Mandats.
Pipeline : le tableau où avancent vos cartes. Un pipeline contient soit des prospects, soit des dossiers clients.
Statut : une colonne du pipeline, par exemple « Collecte de documents » ou « Soumis au prêteur ».
Statut de fermeture : les deux derniers statuts, qui ferment la carte. L'un reçoit les cartes qui aboutissent (prospect converti en dossier, dossier client gagné ; mandat complété chez un CPA), l'autre les cartes perdues.
Un contact ne peut avoir qu'un seul prospect ou dossier client ouvert à la fois.
D'où viennent les prospects
Le formulaire de contact de votre site Web crée un prospect, avec la source Formulaire du site. Le bouton Nouveau prospect enregistre une demande reçue par téléphone ou par référence. Si le contact a déjà un prospect ouvert, sa nouvelle demande s'ajoute à ce prospect. S'il a un dossier client ouvert, elle s'inscrit dans l'activité du dossier.
Du prospect au dossier client
Quand le prospect devient client, convertissez-le : un dossier client s'ouvre avec ses notes, ses tâches ouvertes, les personnes liées, les demandes de documents en cours et son Espace. Un prospect qui n'aboutit pas est marqué comme perdu.
Vous pouvez aussi créer un dossier client directement. Vos premiers pipelines se créent seuls : à votre première visite de Prospects ou de Dossiers clients, WelcomeSpaces crée le pipeline du modèle de votre profession : « Prospects hypothécaires » et « Dossier hypothécaire » pour un courtier hypothécaire, « Demandes » et « Mandat » pour un CPA.
Le tableau et la liste des cartes fermées
Les pages Prospects et Dossiers clients affichent un tableau : une colonne par statut, une carte par prospect ou par dossier. Glissez une carte vers une autre colonne pour la faire avancer, ou sur un statut de fermeture, sous le tableau, pour la fermer. Ces zones portent le nom des statuts de fermeture du pipeline : « Converti en dossier » et « Perdu » pour les prospects d'un courtier hypothécaire, « Gagné » et « Perdu » pour ses dossiers. Chez un CPA, les prospects se ferment en « Converti » ou « Disqualifié ». Chaque carte indique entre autres ses tâches et les jours passés dans le statut, en rouge quand le délai cible est dépassé. Le tableau des dossiers affiche le total des montants de chaque colonne.
En haut de la page, passez de Ouverts à Fermés pour voir les cartes fermées, avec leur résultat, la raison de la perte et la date de fermeture.
Zoho CRM, Pipedrive et Velocity sont des intégrations distinctes : elles n'échangent ni prospects ni dossiers avec ce CRM. Consultez Connecter un CRM externe (Zoho, Pipedrive, Velocity).