Disponible avec les plans Marketing et Pro.
Un dossier client représente le travail fait pour un client, de son premier statut jusqu'à sa fermeture. Pour un courtier hypothécaire, c'est un financement (achat, refinancement ou renouvellement), de la collecte de documents jusqu'au notaire. Un CPA y voit des mandats, fermés comme « Complété ».
Votre premier pipeline de dossiers
Votre premier pipeline de dossiers clients se crée automatiquement. À votre première visite de CRM > Dossiers clients, WelcomeSpaces crée le pipeline du modèle de votre profession, avec ses statuts et ses champs par défaut : « Dossier hypothécaire » pour un courtier hypothécaire (« Mandat » pour un CPA). Vous pouvez renommer chaque statut ensuite.
Si vous archivez tous vos pipelines de dossiers, la page propose de nouveau les modèles de votre métier : cliquez sur Utiliser ce pipeline sous le modèle voulu.
Créer un dossier client
Cliquez sur Nouveau dossier client (Nouveau mandat pour un CPA).
Dans Contact, cherchez la personne ou cliquez sur Créer un contact.
Si vous avez plusieurs pipelines de dossiers, choisissez le Pipeline. Le dossier démarre au premier statut.
Vérifiez le Titre (par défaut, le nom du contact). Le Type, le Montant, la Clôture prévue et vos champs personnalisés sont facultatifs.
Cochez Créer aussi un espace pour ouvrir un Espace privé avec ce contact.
Cliquez sur Créer le dossier client.
Le même bouton se trouve sur la fiche du contact. Si le contact a déjà un prospect ou un dossier client ouvert, le dialogue propose Ouvrir pour aller à la carte existante.
Les champs par défaut
Votre premier pipeline de dossiers ajoute des champs selon votre profession. Le Type, le Montant et la Clôture prévue sont toujours affichés en premier.
Profession | Champs d'un dossier client |
Courtier hypothécaire | Prêteur (texte), Taux obtenu (pourcentage), Fin de la garantie de taux (date), Type de propriété (liste : Condo, Maison, Plex) |
CPA | Année fiscale (nombre) |
Vous pouvez renommer, retirer ou ajouter des champs dans Paramètres > CRM > Dossiers clients.
Faire avancer un dossier
Glissez la carte vers une autre colonne, ou choisissez un statut dans le menu du bouton de statut du dossier. La carte affiche entre autres les tâches dues, l'avancement des demandes de documents (un compteur comme « 2/5 », détaillé au survol : « 2 reçus, 1 à corriger, 2 en attente, sur 5 ») et les jours passés dans le statut. Filtrez le tableau par Type, Clôture prévue, Montant ou par un champ de type liste, comme Type de propriété.
Pour changer de pipeline, ouvrez Plus d’actions dans le dossier, puis Déplacer vers un autre pipeline… : le dossier arrive au premier statut du pipeline choisi.
Marquer un dossier comme gagné ou perdu
Glissez la carte sur l'un des deux statuts de fermeture, sous le tableau. Depuis le dossier, le menu du statut propose les mêmes choix dans sa section Fermer.
Pour un dossier gagné, confirmez avec Marquer comme gagné (Marquer comme complété pour un CPA).
Pour un dossier perdu, décrivez la Raison de la perte si vous le voulez. Des suggestions comme « Refusé par le prêteur » remplissent le champ en un clic (le champ est libre chez un CPA). Confirmez avec Marquer comme perdu.
Une case propose aussi de terminer les tâches ouvertes du dossier. Le message de confirmation offre Annuler, et les tâches ne se terminent qu'à sa disparition. Le dossier passe ensuite dans la liste Fermés, en haut du tableau, où Rouvrir le remet au premier statut du pipeline.
Travailler dans le dossier
Cliquez sur une carte pour ouvrir le dossier dans un panneau latéral.
Détails : type, montant, clôture prévue, champs personnalisés et Probabilité, qui dépend du statut. Cliquez sur une valeur pour la modifier.
Contact et Autres personnes : cliquez sur Ajouter pour lier un coemprunteur, un garant ou un notaire, avec son rôle.
Espace : Lier un espace existant ou créez-en un avec Nouvel espace. Ouvrir mène à l'Espace, Délier retire le lien.
Demandes de documents : Nouvelle demande lance une demande de documents pour ce client. Sans Espace lié, la demande en crée un.
Onglets Notes, Tâches et Activité : vos notes, y compris celles de vos appels vidéo, les tâches ouvertes et complétées, puis l'historique du dossier.
Pour supprimer un dossier, ouvrez Plus d’actions, puis Supprimer ce dossier client. Le contact est conservé.
