Disponible avec les plans Marketing et Pro.
Cet article explique comment créer et suivre un prospect, puis le convertir en dossier client ou le marquer comme perdu. Pour un CPA, l'app dit « mandat » là où cet article dit « dossier client ».
Ouvrir le tableau des prospects
Dans le menu latéral, cliquez sur CRM > Prospects. Chaque colonne correspond à un statut. Sous le tableau, deux zones reçoivent les prospects convertis et perdus : « Converti en dossier » et « Perdu » pour un courtier hypothécaire (« Converti » et « Disqualifié » pour un CPA).
Votre premier pipeline de prospects est créé d'après votre profession à votre première visite. Si vous archivez tous vos pipelines de prospects, la page propose de nouveau les modèles de votre métier : cliquez sur Utiliser ce pipeline.
Créer un prospect
Cliquez sur Nouveau prospect.
Dans Contact, cherchez la personne par son nom, son courriel ou son téléphone, ou cliquez sur Créer un contact.
Si vous le voulez, modifiez le Titre (par défaut, le nom du contact), choisissez la Source (Contact direct ou Référence), écrivez une Note et remplissez vos champs personnalisés.
Cliquez sur Créer le prospect.
Le prospect arrive au premier statut du pipeline. Le même bouton se trouve sur la fiche du contact, qui affiche ensuite le prospect en cours et son statut. Si le contact a déjà un prospect ou un dossier client ouvert, le dialogue propose Ouvrir pour aller à la carte existante.
Le formulaire de contact de votre site Web crée lui-même un prospect, avec la source Formulaire du site. Si la personne a déjà un prospect ouvert, sa demande s'y ajoute.
Suivre un prospect
Glissez la carte vers une autre colonne pour changer son statut. Dans la fiche du prospect, le bouton qui porte le nom du statut actuel permet aussi d'en changer.
Le compteur de jours de la carte passe au rouge quand le délai cible du statut est dépassé. Dans la fiche, Remettre le compteur à zéro le relance.
Dans la fiche, complétez les Détails, ajoutez un conjoint ou un coemprunteur sous Autres personnes, liez un Espace ou lancez une demande de documents. Pour supprimer le prospect, ouvrez Plus d’actions, puis Supprimer ce prospect : le contact est conservé.
Convertir un prospect en dossier client
Glissez la carte sur la zone des prospects convertis. Depuis la fiche, cliquez plutôt sur le bouton du statut, puis sur Converti en dossier client… (Converti en mandat… pour un CPA).
Choisissez le Statut de départ du dossier client et, si votre pipeline en a, le Type de dossier client. Avec plusieurs pipelines de dossiers, choisissez aussi le Pipeline.
Vérifiez le Titre. Le Montant et la Clôture prévue sont facultatifs. Si le prospect n'a pas d'Espace, vous pouvez cocher Créer aussi un espace.
Relisez le bloc Ce qui passe au dossier client, puis cliquez sur Convertir le prospect.
Le dossier client s'ouvre sur son tableau avec les notes, les tâches ouvertes, les personnes liées, les demandes de documents en cours, l'Espace et les champs personnalisés de même nom et de même type. La conversion demande au moins un pipeline de dossiers clients et ne s'annule pas.
Marquer un prospect comme perdu
Glissez la carte sur la zone des prospects perdus, ou choisissez Perdu… dans le menu du statut.
Décrivez la Raison de la perte si vous le voulez. Des suggestions comme « Reste avec sa banque » ou « N’est pas admissible » remplissent le champ en un clic. Chez un CPA, le champ est libre, sans suggestions.
Si le prospect a des tâches ouvertes, une case propose de les terminer. Cliquez sur Marquer comme perdu.
Le message de confirmation propose Annuler. Les tâches ne se terminent qu'à sa disparition.
Retrouver un prospect fermé
En haut du tableau, cliquez sur Fermés. Chaque prospect converti ou perdu y figure avec son Résultat, sa Raison et sa date de fermeture, avec des filtres par Statut, Pipeline et Raison. Ouvrez une ligne : Rouvrir remet un prospect perdu au premier statut, et Ouvrir le dossier client mène au dossier d'un prospect converti.
