Cet article explique comment ajouter des personnes à un Espace, leur envoyer l'invitation et changer leur rôle.
Ajouter des invités
Ouvrez l'Espace.
Cliquez sur le bouton Gérer les invités en haut à droite, ou sur + puis Ajouter des invités.
Dans la barre de recherche, tapez un nom ou une adresse courriel. Les résultats viennent de vos contacts, de votre équipe et de vos contacts externes connectés.
Cliquez sur une personne pour l'ajouter. Si elle n'existe pas, choisissez Créer un invité (ou Ajouter suivi du terme tapé et de « manuellement »), remplissez Prénom, Nom, Adresse Courriel et Langue de l'invitation, puis cliquez sur Créer.
Cliquez sur Terminé. WelcomeSpaces envoie l'invitation par courriel.
Une personne ajoutée mais pas encore enregistrée porte la pastille En attente. Après l'envoi, elle porte Invité jusqu'à ce qu'elle rejoigne l'Espace. Sous la liste, Contacts liés suggère des personnes liées à vos invités, comme un conjoint.
Envoyer l'invitation vous-même
Les invitations envoyées par WelcomeSpaces peuvent tomber dans l'onglet Promotions ou les indésirables. Pour les envoyer depuis votre propre messagerie :
Ajoutez vos invités comme ci-dessus.
Activez l'interrupteur Invitation manuelle en bas du dialogue. Il devient actif dès qu'une personne est ajoutée.
Cliquez sur Suivant. Votre application de courriel s'ouvre avec un message prêt à envoyer.
Dans Confirmez l’envoi des invitations, copiez le Lien d'invitation si votre messagerie ne s'est pas ouverte, puis cliquez sur Terminé.
Seules les personnes ajoutées à l'Espace peuvent utiliser ce lien. WelcomeSpaces retient votre choix pour les prochaines invitations.
Nommer un collaborateur
On ne choisit pas le rôle au moment de l'ajout : toute personne invitée est d'abord participante. Pour donner à quelqu'un les droits d'un collègue :
Ouvrez Gérer les invités.
Cliquez sur le menu (⋯) de la ligne de la personne.
Choisissez Ajouter comme collaborateur. Pour revenir en arrière, choisissez Retirer comme collaborateur.
Un collaborateur gère les invités, crée tous les types de contenu et voit toute l'activité. Il ne peut pas retirer le propriétaire de l'Espace.
Les autres actions sur un invité
Le même menu (⋯) propose, selon le statut de la personne :
Renvoyer l'invitation : renvoie le courriel d'invitation.
Envoyer un message : ouvre un message privé avec une personne qui a rejoint l'Espace.
Transférer la propriété : réservé au propriétaire, pour une personne qui a rejoint l'Espace. Gérer un Espace
Retirer de l'Espace : retire la personne.
Le propriétaire et les collaborateurs ont accès à ces actions. Dans un compte Équipe, vos collègues peuvent figurer avec la pastille Masqué : ils ont accès à l'Espace sans être visibles des clients. Le propriétaire les affiche avec Rendre visible.
Ce que reçoit votre client
Votre client reçoit un courriel d'invitation. S'il n'a pas de compte, il en crée un, gratuitement, puis arrive dans l'Espace. S'il n'a pas rejoint l'Espace 48 heures plus tard et n'a toujours pas de compte, WelcomeSpaces lui renvoie l'invitation par courriel, même si vous l'aviez envoyée vous-même.
Le courriel d'invitation et l'écran de création de compte affichent le logo et les couleurs de la Personnalisation de votre site (Site Web > Personnalisation). Sans logo, ils affichent celui de WelcomeSpaces. Le réglage Personnaliser vos Espaces ne change pas leur logo : il s'applique à l'intérieur de l'Espace. Personnalisation : Espaces
Dans l'Espace, il voit le fil, les fichiers auxquels vous lui donnez accès et le chat. Le bouton + lui permet de partager ses propres fichiers, et Déposer des documents apparaît quand une demande de documents lui est adressée.
Résoudre un problème
Mon client n'a pas reçu l'invitation
Vérifiez l'adresse courriel dans Gérer les invités.
Demandez-lui de regarder dans ses courriels indésirables et dans l'onglet Promotions.
Utilisez Renvoyer l'invitation, ou envoyez-la vous-même avec Invitation manuelle.
Mon client ne veut pas créer de compte
Le compte est obligatoire pour entrer dans un Espace, et il est gratuit pour le client. Pour recueillir seulement des documents, une demande de documents lui donne un lien de dépôt qui ne demande pas de compte. Déposer des documents
Le bouton Gérer les invités est grisé
L'Espace est archivé. Désarchivez-le pour inviter de nouvelles personnes.