Inviter un client
Ouvrez l'Espace dans lequel vous souhaitez inviter quelqu'un
Cliquez sur le bouton Inviter (icône +) dans la section participants
Entrez l'adresse courriel de la personne
Choisissez le rôle :
Invité — pour un client (peut déposer des documents et envoyer des messages)
Collaborateur — pour un collègue ou partenaire (mêmes droits que vous, sauf archiver/supprimer)
Cliquez Envoyer l'invitation
La personne invitée reçoit un courriel avec un lien pour accéder à l'Espace. Si elle n'a pas encore de compte WelcomeSpaces, elle sera invitée à en créer un — c'est gratuit pour elle.
💡 Le compte client est toujours gratuit. Vos clients ne paient rien pour accéder à leur Espace. C'est votre abonnement professionnel qui donne accès à la plateforme.
Durée de validité du lien d'invitation
Le lien d'invitation envoyé par courriel est valide pendant plus d'un mois. Si votre client tarde à accepter, pas de panique — le lien fonctionnera encore. Vous pouvez aussi renvoyer l'invitation à tout moment depuis l'Espace.
Inviter plusieurs personnes
Un Espace peut accueillir autant de participants que nécessaire. Dans un dossier immobilier, par exemple, vous pourriez inviter :
L'acheteur et le vendeur comme invités
Un notaire ou un courtier hypothécaire comme collaborateur
Un collègue de votre équipe comme collaborateur
Pour un dossier hypothécaire, vous pourriez inviter les deux conjoints qui font une demande conjointe — chacun pourra déposer ses propres documents dans la même demande.
Gérer les participants
Retirer un participant
En tant que propriétaire de l'Espace, vous pouvez retirer un participant via le menu de gestion des participants de l'Espace.
Changer le rôle d'un participant
Vous pouvez passer un invité au rôle de collaborateur (ou l'inverse) depuis le même menu de gestion des participants.
Questions fréquentes
« Mon client n'a pas reçu l'invitation »
Vérifiez que l'adresse courriel est correcte (faute de frappe?)
Demandez à votre client de vérifier son dossier Courrier indésirable / Spam
Renvoyez l'invitation depuis l'Espace — le bouton est toujours disponible
Si le problème persiste, contactez notre support
« Mon client ne veut pas créer de compte »
La création de compte est nécessaire pour des raisons de sécurité — chaque Espace est crypté et l'accès doit être authentifié. Rassurez votre client : le compte est gratuit, prend moins d'une minute, et il n'y a aucun engagement.
« Le lien d'invitation ne fonctionne plus »
Les liens sont valides plus d'un mois. Si le lien ne fonctionne plus, renvoyez simplement une nouvelle invitation depuis l'Espace.
« Mon collaborateur ne voit pas tous les documents »
Un collaborateur ajouté à un Espace a accès à tout le contenu de l'Espace. Si un collaborateur ne voit pas un élément spécifique (comme le bouton « Réviser » d'une demande de documents), c'est parce que cette action est réservée au créateur de la demande. Le collaborateur peut toutefois voir les documents déposés.