Cette fonctionnalité est disponible sur les plans Pro Hypothécaire et Équipe Hypothécaire.
Formats de fichiers acceptés
Vos clients peuvent déposer des documents dans les formats suivants :
PDF — recommandé pour la meilleure compatibilité avec la validation IA
JPG / JPEG
PNG
⚠️ Les fichiers Word (.docx) ne sont pas supportés. Si votre client tente de téléverser un fichier Word, il recevra une erreur. Demandez-lui de convertir en PDF d'abord (dans Word : Fichier → Enregistrer sous → PDF).
Comprendre les statuts de validation IA
Après le dépôt d'un document, l'IA l'analyse automatiquement et lui attribue un statut :
✅ Complété — Le document est conforme. Aucune action requise de votre part.
⚠️ À vérifier — L'IA a un doute sur le document. Vous devez le réviser manuellement et décider de le confirmer ou de le refuser. Exemples : le document semble correct mais une information est difficile à lire, ou le format est inhabituel.
❌ À corriger — L'IA a détecté une erreur claire. Le client est invité à remplacer le document. Exemples : mauvais type de document déposé, mauvaise année, fichier illisible.
⚪ Analyse en cours — L'IA est en train d'analyser le document. Attendez quelques secondes.
En attente — Le client n'a pas encore déposé ce document.
Limites de la validation IA
La validation IA est un outil d'assistance — elle ne remplace pas votre jugement professionnel. Voici ses limites connues :
Documents caviardés — Si votre client a masqué des informations sur un relevé bancaire (ex: transactions noircies), l'IA pourrait ne pas le détecter
Documents HTML — Certains avis de cotisation téléchargés depuis un portail gouvernemental sont en format HTML plutôt que PDF. L'IA peut avoir de la difficulté à les valider correctement
Noms erronés — Dans de rares cas, l'IA pourrait ne pas détecter qu'un document déposé par le client A contient en réalité les informations du client B
💡 Bonne pratique : Révisez toujours manuellement les documents marqués « À vérifier ». L'IA vous fait gagner du temps, mais la validation finale vous appartient.
Problèmes fréquents
« Un document a disparu après le dépôt »
Si un client rapporte qu'un document déposé n'apparaît plus :
Demandez au client de rafraîchir la page (F5 ou Ctrl+R)
Vérifiez si le document apparaît de votre côté dans le résumé de la demande
Si le document n'est visible nulle part, demandez au client de le redéposer
Si le problème se reproduit, contactez notre support
« Échec de l'envoi »
Si le téléversement échoue :
Vérifiez la taille du fichier — les fichiers très volumineux peuvent échouer
Essayez avec un autre navigateur (Chrome recommandé)
Vérifiez la connexion Internet du client
Convertissez le document en PDF si ce n'est pas déjà le cas
« Mon collaborateur ne voit pas le bouton Réviser »
Le bouton Réviser la demande est réservé au créateur de la demande de documents. Un collaborateur ajouté à l'Espace peut voir les documents déposés, mais seul le créateur peut confirmer ou refuser les documents.
« Mon client reçoit trop de rappels »
Les rappels automatiques sont envoyés selon le calendrier que vous avez configuré lors de la création de la demande (par défaut : 3, 7 et 14 jours). Ils cessent automatiquement dès que tous les documents sont déposés. Si votre client a déjà déposé ses documents mais reçoit encore des rappels, vérifiez qu'aucun document n'est resté au statut « En attente ».
« Le client a déposé le mauvais document »
Vous pouvez refuser le document depuis votre interface de révision. Ajoutez un message explicatif (max 500 caractères) pour guider le client. Il recevra une notification et pourra remplacer le document.
« Je veux télécharger tous les documents d'un coup »
Depuis le résumé de la demande, utilisez le bouton Tout télécharger. Les fichiers sont automatiquement renommés selon la nomenclature Nom_Prénom_Document_Date.pdf pour faciliter le classement dans vos dossiers.