Un Espace est un dossier privé que vous partagez avec un client. Vous y échangez des fichiers, des messages, des demandes de documents et des appels vidéo, et chaque action reste consignée dans le fil.
Ce qu'on trouve dans un Espace
Fil : la colonne centrale. Chaque élément partagé (fichiers, note, page Web, demande de documents, appel vidéo, signature) y apparaît avec sa date, et chacun a son propre fil de réponses.
Membres : la liste des participants et leur rôle, dans la colonne de droite.
Documents : deux onglets, Partages pour les fichiers partagés et Demandes pour les documents demandés. Tout voir ouvre les dossiers de l'Espace.
Le chat de l'Espace, ancré en bas de la page. Chat dans WelcomeSpaces
Le bouton +, qui sert à ajouter du contenu, et le menu (⋮) en haut à droite, qui regroupe les réglages de l'Espace.
Sur mobile, un menu en haut de la page bascule entre Fil, Demande de documents et Fichiers Partagés.
Le bouton + propose au propriétaire et aux collaborateurs Ajouter des invités, Partager, Demander des documents, Demander des signatures et Planifier un appel vidéo. Un Espace accepte la plupart des fichiers : PDF, images, vidéo, audio, Word, Excel, PowerPoint, CSV, texte, OpenDocument, Keynote, Pages et Numbers.
Les rôles
Rôle | Ce que la personne peut faire |
Propriétaire | Tout, y compris archiver, supprimer l'Espace et en transférer la propriété. C'est la personne qui a créé l'Espace. |
Collaborateur | Gérer les invités, partager du contenu, demander des documents, planifier des appels et voir toute l'activité. Un collaborateur ne peut ni archiver ni supprimer l'Espace, ni retirer le propriétaire. |
Participant | Le rôle d'un client invité. Il consulte le fil et les fichiers auxquels il a accès, écrit dans le chat, partage ses propres fichiers avec Partager et dépose ses documents quand une demande lui est adressée. |
Le rôle se change après l'invitation, dans Gérer les invités. Inviter des clients à un Espace
Créer un Espace
Dans le menu, ouvrez Clients > Espaces.
Cliquez sur Créer un espace.
Dans Créer un nouvel Espace, saisissez le Nom de l’Espace (50 caractères au plus), par exemple le nom du client ou de l'adresse.
Cliquez sur Créer.
Si un CRM est connecté, le champ propose aussi vos opportunités CRM : en choisir une lie l'Espace à cette opportunité.
Espaces et demandes de documents
Une demande de documents vit toujours dans un Espace : l'assistant vous fait choisir un Espace existant ou en créer un. Le client reçoit un lien de dépôt qui ne demande pas de compte. Vue d'ensemble : Demandes de documents
Limites d'Espaces actifs
Plan | Espaces actifs |
Gratuit | 5 |
Marketing | 5 |
Pro | 100 |
Équipe | 500 par membre |
La limite compte les Espaces dont vous êtes propriétaire. Un Espace archivé n'y compte pas. Pendant un essai gratuit CPA ou hypothécaire, la limite est de 100.
Côté client
Votre client reçoit une invitation par courriel et crée un compte WelcomeSpaces gratuit pour entrer dans l'Espace. Il retrouve ensuite ses Espaces dans le menu Espaces. Seules les personnes invitées voient le contenu d'un Espace. Nos pratiques de sécurité