Un Espace, c'est quoi?
Un Espace est un dossier client privé et sécurisé. C'est l'endroit central où vous et votre client collaborez : échange de documents, messagerie, appels vidéo, demandes de documents — tout est regroupé au même endroit, accessible en tout temps.
Pensez-y comme un dossier numérique par client. Chaque Espace garde un fil d'activité permanent : un historique complet de tous les échanges, documents partagés et événements. Rien ne se perd.
Que retrouve-t-on dans un Espace?
Fil d'activité
C'est le cœur de l'Espace. Chaque action y est consignée automatiquement : document déposé, message envoyé, appel vidéo complété, demande de documents créée. C'est votre historique complet de la relation client.
Messagerie
Deux types de conversations :
Chat de groupe (en bas à droite) — visible par tous les participants de l'Espace
Messages privés — conversations 1-à-1 entre deux participants
Documents
Partagez des fichiers directement dans l'Espace. Vos clients peuvent aussi déposer leurs documents. Formats acceptés : PDF (recommandé), JPG, PNG.
Demandes de documents
Pour les courtiers hypothécaires (plan Pro Hypothécaire ou Équipe Hypothécaire) : créez une demande structurée de documents. Le client reçoit la liste, dépose ses fichiers, et l'IA valide en temps réel. Consultez notre article Vue d'ensemble : Demandes de documents pour en savoir plus.
Appels vidéo
Planifiez et lancez des appels vidéo directement depuis l'Espace. L'appel est enregistré dans le fil d'activité.
Les rôles dans un Espace
Chaque participant d'un Espace a un rôle qui détermine ce qu'il peut faire :
Propriétaire
C'est vous — la personne qui crée l'Espace. Vous avez tous les droits : inviter des participants, programmer des appels vidéo, partager des documents, archiver ou supprimer l'Espace.
Collaborateur
Un collaborateur a les mêmes droits que vous, sauf pour archiver ou supprimer l'Espace. C'est le rôle idéal pour un collègue, un partenaire d'affaires ou un notaire que vous ajoutez au dossier.
💡 Astuce : Si vous travaillez régulièrement avec les mêmes collaborateurs, créez un Réseau d'affaires pour les ajouter automatiquement à tous vos nouveaux Espaces. Consultez notre article Réseaux d'affaires.
Invité
C'est le rôle typique de votre client. Un invité peut déposer des documents, envoyer des messages et consulter le fil d'activité. Il ne peut pas planifier d'appels vidéo ni gérer les autres participants.
Créer un Espace
Dans le menu principal, cliquez sur Espaces
Cliquez sur Créer un Espace
Donnez un nom à votre Espace (le nom de votre client ou du dossier, par exemple)
Vous pouvez ensuite inviter vos clients. Consultez l'article Inviter des clients à un Espace.
Archiver un Espace
Quand un dossier est terminé, vous pouvez archiver l'Espace. L'Espace et son historique restent accessibles en lecture, mais il ne compte plus dans votre limite d'Espaces actifs.
Pour archiver : ouvrez l'Espace → menu (⋮) → Archiver.
Limites d'Espaces
Plan Gratuit : jusqu'à 5 Espaces actifs
Plans payants (Solo, Pro Immobilier, Pro Hypothécaire) : jusqu'à 100 Espaces actifs
Plans Équipe : jusqu'à 100 Espaces actifs par courtier dans l'équipe
Si vous atteignez la limite, archivez vos Espaces terminés pour libérer des emplacements. Si vous avez besoin de plus, contactez notre équipe.
Côté client — comment ça fonctionne pour eux?
Votre client reçoit un courriel d'invitation avec un lien. Il crée un compte gratuit (ou se connecte s'il en a déjà un) et accède directement à son Espace.
💡 Le compte client est toujours gratuit. Vos clients ne paient rien — c'est votre abonnement professionnel qui donne accès à la plateforme.
Depuis leur Espace, vos clients peuvent :
Consulter les documents partagés
Déposer leurs propres documents
Vous envoyer des messages
Répondre aux demandes de documents (si applicable)
Sécurité
Les Espaces sont privés et cryptés. Seuls les participants invités peuvent voir le contenu. Personne d'autre — pas même WelcomeSpaces — n'a accès à vos échanges.
WelcomeSpaces est certifié SOC 2 Type 2. En savoir plus sur nos pratiques de sécurité.