Ce guide présente vos premières étapes de courtier hypothécaire dans WelcomeSpaces, de l'essai gratuit à votre première demande de documents.
1. Démarrez votre essai gratuit
Sur welcomespaces.io, ouvrez la page des tarifs hypothécaires et cliquez sur le bouton d'essai de la carte Pro. Cette inscription crée votre compte et démarre 30 jours d'essai du plan Pro, sans carte de crédit. La profession n'est pas demandée : l'essai la fixe. Vous arrivez ensuite sur l'accueil. L'essai comprend :
demandes de documents, Contacts, Tâches, Atelier PDF et WelcomeAI;
jusqu'à 100 Espaces actifs;
tout le plan Pro, sauf la connexion d'un domaine personnalisé.
Un compte créé depuis la page de connexion de l'app, avec Créez un compte gratuit, démarre au plan Gratuit, sans essai. Pour démarrer l'essai ensuite, cliquez sur Paramètres, en bas du menu, puis sur l'onglet Plan et sur Changer de plan. Sur la page Choisissez votre plan, cliquez sur Essai gratuit de 30 jours dans la carte Pro. Ce bouton n'apparaît que si une profession figure à votre profil et que vous gérez le compte.
Les jours restants s'affichent dans Paramètres > Plan. Voir Créer son compte et démarrer l'essai gratuit.
2. Repérez-vous dans le menu
Le menu de gauche regroupe vos outils :
Accueil et WelcomeAI, l'assistant qui exécute des actions pour vous après votre approbation;
Clients : Espaces, Appels vidéo, Contacts, Entreprises et Tâches;
CRM : Prospects et Dossiers clients (voir la vue d'ensemble du CRM);
Site web et marketing : Mon site web, Articles et Chatbot IA;
Outils : Atelier PDF, Bibliothèque et Modèles;
Paramètres et Support, en bas du menu.
Voir Naviguer dans WelcomeSpaces : menu, accueil et tableau de bord.
3. Complétez votre profil
Ouvrez Paramètres > Compte.
Ajoutez votre Photo de profil : au minimum 300 × 300 px.
Vérifiez votre Prénom et votre Nom, puis remplissez votre Titre et votre Entreprise.
Dans une équipe, le nom de l'entreprise peut être imposé par l'administrateur.
4. Personnalisez votre site
Pendant l'essai, le bandeau « Le site web n’est pas inclus dans l’essai gratuit » peut s'afficher dans Paramètres > Site Web. Votre site s'active quand vous choisissez un plan payant.
Ouvrez Paramètres > Site Web > Personnalisation. Ajoutez vos Logos (Logo corporatif, Logo personnel, Favicon) et choisissez vos Couleurs. La Typographie personnalisée demande un domaine connecté.
Ouvrez Paramètres > Site Web > Contenu des pages. Modifiez les sections de votre page : texte avec image ou vidéo, calculatrices et avis Google.
Ouvrez Paramètres > Site Web > Modules complémentaires. Sous Calculatrices, activez la Calculatrice de paiement hypothécaire, la Calculatrice hypothécaire maximale et le Calculateur de taxe de bienvenue, puis cliquez sur Ajouter à la page d'accueil.
Le raccourci Site web et marketing > Mon site web ouvre directement le contenu de vos pages. La configuration du site se fait sur ordinateur : sur tablette et téléphone, ces écrans affichent Fonctionnalité bureau seulement.
5. Retrouvez vos clients dans Contacts
Ouvrez Clients > Contacts. Chaque personne que vous ajoutez à un Espace ou à une demande de documents devient un contact. Vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter un contact, ou importer votre liste en CSV depuis Importer / Exporter.
La fiche d'un contact regroupe ses Espaces, ses demandes de documents, ses notes et ses tâches. La section Hypothèque y garde le montant du prêt, le taux, le terme, le prêteur et la date de renouvellement de chaque hypothèque du client.
Notez vos suivis dans Clients > Tâches. Les plus urgentes s'affichent sur l'Accueil, dans Mes tâches. Voir Tâches : suivis, échéances et rappels.
6. Envoyez votre première demande de documents
Ouvrez Clients > Espaces et cliquez sur Nouvelle demande. Choisissez un Espace existant ou créez-en un. Dans un Espace déjà ouvert, utilisez plutôt Demander des documents.
Contacts : sélectionnez jusqu'à 5 participants de l'Espace.
Profil : indiquez le type de dossier (résidentiel ou commercial) et répondez aux questions sur chaque client. La liste de documents s'adapte à ses réponses.
Documents : vérifiez les documents cochés, ajoutez-en ou retirez-en.
Suivis : par défaut, un rappel part après 3 jours et un autre après 7 jours. Un troisième, à 14 jours, est prévu mais désactivé.
Envoi : choisissez J'enverrai le lien moi-même ou Envoyer par WelcomeSpaces, et décidez si l'IA valide les documents.
Cliquez sur Envoyer la demande.
Votre client reçoit un lien de dépôt sécurisé. Il n'a pas besoin de compte WelcomeSpaces : un code de vérification à 6 chiffres protège l'accès. Il peut déposer des PDF, des images (JPG, PNG, HEIC, TIFF, etc.), des fichiers Word, Excel ou PowerPoint, jusqu'à 25 Mo par fichier. L'IA lit aussi les fichiers Word.
Chaque document prend un statut : À recevoir, Analyse en cours…, À vérifier, À corriger, À décider ou Accepté. Vos notifications se règlent dans Paramètres > Notifications.
Pour aller plus loin : Créer une demande de documents, Notifications par courriel — Demandes de documents et Modèles et listes de documents.
7. Montez le dossier du prêteur avec l'Atelier PDF
Ouvrez Outils > Atelier PDF. Vous y importez les documents d'une demande WelcomeSpaces et vous assemblez le dossier selon le modèle de chaque prêteur. Voir Atelier PDF : modèles de prêteurs et import d'une demande.
8. Configurez votre Agent IA
L'Agent IA répond aux visiteurs de votre site. Ouvrez Paramètres > Agent IA (ou Site web et marketing > Chatbot IA) :
Général : nom, avatar, couleurs, message de bienvenue et jusqu'à 4 Questions de départ;
Connaissances : Spécialisation, Services additionnels, Tarification et Fichiers de référence;
Capture d'informations : les Questions de préqualification et la façon dont les visiteurs veulent être contactés;
Installation : le code pour l'ajouter à un site externe.
9. Connectez votre domaine
Votre propre adresse web (par exemple www.votresite.ca) demande un plan payant : elle n'est pas incluse dans l'essai. Nous connectons le domaine avec vous lors d'un appel. Voir Préparer la connexion de votre domaine.
Voir aussi : Vue d'ensemble : Demandes de documents · Plans WelcomeSpaces