Cette fonctionnalité est actuellement disponible uniquement pour les courtiers hypothécaires sur le plan Pro Hypothécaire ou Équipe Hypothécaire.
Vous recevez automatiquement des notifications par courriel lorsque des événements importants surviennent dans vos demandes de documents. Chaque type de notification peut être activé, désactivé et configuré selon vos préférences.
Types de notifications
Validation manuelle requise
Un document soumis par votre client nécessite votre vérification. L'IA a un doute sur le document — c'est à vous de décider de l'accepter ou de le refuser.
Document refusé
L'IA a rejeté un document avec une erreur claire (mauvais type, mauvaise année, fichier illisible). Votre client a été automatiquement notifié de redéposer le bon document.
Demande complétée
Tous les documents d'une demande ont été reçus. Vous pouvez maintenant les réviser et télécharger le dossier complet.
Suivi automatique envoyé
Un rappel automatique a été envoyé à un client en votre nom. Le courriel indique quel suivi a été envoyé (ex: « Suivi 2 sur 3 »), à quel contact, et inclut un résumé de l'état du dossier.
Résumé quotidien
Un résumé de l'activité de toutes vos demandes de documents actives. Chaque dossier affiche le nombre de documents complétés, à vérifier, à corriger et en attente.
Notifications groupées
Lorsque plusieurs événements se produisent dans une courte période, WelcomeSpaces les regroupe dans un seul courriel plutôt que d'en envoyer plusieurs.
Par exemple, si votre client dépose 5 documents en quelques minutes et que 2 nécessitent une validation manuelle et 1 est refusé par l'IA, vous recevrez un seul courriel résumant les 3 documents qui nécessitent votre attention — organisés par Espace.
💡 Si « Validation manuelle requise » et « Document refusé » sont configurés à la même fréquence, WelcomeSpaces les combine automatiquement dans un seul courriel.
Relance des suivis automatiques
Lorsque tous vos suivis automatiques ont été envoyés et que la demande est toujours incomplète, vous recevez un courriel quelques jours après le dernier rappel. Ce courriel vous indique :
L'état de chaque contact (documents complétés, à vérifier, à corriger, en attente)
Les dates de la dernière ronde de suivis
Un bouton pour relancer une nouvelle ronde de suivis directement
Si vous relancez, un rappel est envoyé immédiatement au client, puis les suivis automatiques reprennent selon leur calendrier habituel.
Notifications côté client
Vos clients reçoivent aussi des notifications par courriel dans les situations suivantes:
Document refusé par l'IA
Lorsque l'IA détecte une erreur claire dans un document déposé, le client reçoit un courriel avec le détail de l'erreur et un bouton pour redéposer le bon document.
Document refusé par le courtier
Lorsque vous refusez manuellement un document, le client reçoit un courriel contenant votre message de refus et un bouton pour remplacer le document.
Demande complétée
Lorsque tous les documents ont été acceptés (validés par l'IA ou approuvés par vous), le client reçoit un courriel de confirmation indiquant que tout est en ordre.
💡 Bon à savoir : Quand l'IA a un doute sur un document (statut « À vérifier »), le client n'est pas notifié. C'est vous qui décidez d'accepter ou de refuser — le client n'est contacté que si vous refusez le document.
Notifications SMS
En plus des courriels, vous pouvez recevoir des alertes SMS pour les événements liés aux demandes de documents. Activez-les dans Paramètres → Notifications → SMS → Document Requests.
Trois types d'alertes SMS sont disponibles :
Demande complétée — quand tous les documents ont été reçus (Immédiat)
Document nécessite une vérification — quand un document requiert votre validation manuelle (Groupé, toutes les 15 min)
Suivi envoyé — quand un rappel automatique a été envoyé à un client
Configurer vos préférences
Allez dans Paramètres → Notifications
Ouvrez la section Document Request Email Notifications
Pour chaque type de notification, vous pouvez :
Activer ou désactiver la notification (toggle)
Choisir la fréquence parmi les options disponibles
Options de fréquence
Option | Description |
Immédiate | Un courriel est envoyé dès que l'événement se produit |
Groupée | Tous les événements qui surviennent dans la fenêtre de temps configurée sont regroupés dans un seul courriel. Passé ce délai, les nouveaux événements sont accumulés dans le prochain envoi groupé. |
Une fois par jour | Un résumé est envoyé une fois par jour à l'heure de votre choix |
Deux fois par jour | Un résumé est envoyé deux fois par jour aux heures de votre choix |
Questions fréquentes
Je ne reçois pas mes notifications
Vérifiez votre dossier de courrier indésirable (spam)
Allez dans Paramètres → Notifications et assurez-vous que les toggles sont bien activés
Vérifiez que la fréquence n'est pas réglée sur « Une fois par jour » — vous pourriez recevoir votre notification plus tard dans la journée
Je reçois trop de notifications
Passez les notifications en mode Groupées ou Une fois par jour pour réduire le volume
Le Résumé quotidien est une bonne alternative si vous préférez un seul résumé plutôt que des alertes individuelles
Mon client n'a pas reçu la notification de refus
Vérifiez le statut du document. Le client ne reçoit un courriel que lorsque le document passe au statut À corriger
Si le document est À vérifier, c'est à vous de statuer — le client n'est pas notifié tant que vous n'avez pas pris de décision