Disponible avec les plans Pro et Équipe.
Qu'est-ce qu'un document commun?
Dans une demande qui regroupe plusieurs contacts (par exemple, deux co-emprunteurs), certains documents sont identiques pour tous : une promesse d'achat, une fiche MLS, etc. Plutôt que de les demander en double, marquez-les comme communs. Le document est alors demandé à chaque contact, mais un seul dépôt suffit à le compléter pour tous.
Au premier dépôt, par n'importe lequel des contacts, le document est complété pour chacun, et les relances cessent pour ce document (les autres documents poursuivent leur suivi normal).
Quand la colonne « Commun » apparaît
La colonne Commun s'affiche à l'étape Documents uniquement lorsque la demande compte plus d'un contact. Sur une demande à un seul contact, la notion de document commun ne s'applique pas.
Marquer un document comme commun
À l'étape Documents, repérez la colonne Commun.
Activez l'interrupteur de la colonne Commun sur la ligne du document concerné.
Le document est alors coché pour tous les contacts (cases désactivées) : il est demandé à chacun, mais il peut être déposé par un seul.
L'icône « i » de l'en-tête de colonne, ou le survol d'une case désactivée, affiche l'infobulle : « Commun — Demandé à tous les contacts, mais un seul a besoin de le déposer. Le premier dépôt le complète pour chacun et met fin aux relances. »
Comment ça fonctionne
N'importe quel contact peut déposer le document. Les fichiers sont partagés : tous les contacts voient, téléchargent, remplacent ou suppriment les mêmes fichiers. Supprimer ou remplacer un fichier d'un côté le change pour tous.
Au premier dépôt, le document est complété pour tous les contacts liés à ce document.
Les relances s'arrêtent pour ce document uniquement; les autres documents demandés poursuivent leur suivi.
Les autres contacts voient le document comme déjà fourni dans leur liste.
Côté pro : qui a déposé quoi
Dans la demande, la sous-ligne d'un document commun indique « Téléversé par » suivi du nom du contact qui l'a déposé. Le nom du fichier téléchargé commence aussi par le nom de cette personne.
Côté client
Si un autre contact a déjà déposé un document commun, votre client le voit comme déjà fourni dans sa liste : il n'a rien à faire de plus.
Les documents communs se configurent pendant la création de la demande. Voir Créer une demande de documents.