Disponible avec les plans Pro et Équipe.
La page Modèles de demande de documents vous permet de choisir les documents cochés d'avance dans vos prochaines demandes, selon le profil de chaque client.
Ouvrir la page
Dans Clients > Espaces, cliquez sur l'engrenage Configurer la demande, à côté de Nouvelle demande.
Ou, dans Outils > Modèles, ouvrez la ligne Demande de documents.
À gauche, les questions sur le client et leurs réponses : chaque réponse a sa liste de documents. À droite, votre catalogue, coché selon la liste choisie.
Choisir une liste
Pour un dossier hypothécaire, le sélecteur Résidentiel / Commercial en haut de la colonne change les listes affichées. Voir Dossier résidentiel ou commercial.
Toujours demandé : les documents cochés dans toutes les demandes, quel que soit le profil.
Tous les dossiers résidentiels ou Tous les dossiers commerciaux : les documents cochés pour chaque dossier de ce type.
Une liste par réponse, par exemple Salarié sous Statut d'emploi.
Cocher les documents d'une liste
Cliquez sur une liste à gauche.
Cochez les documents à demander dans cette situation et décochez les autres.
Pour un document à plusieurs fichiers (un par année, par exemple), cliquez sur les pastilles sous son nom pour choisir les fichiers demandés.
Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.
Un document toujours demandé apparaît coché et grisé dans les autres listes. Pour le limiter à certaines situations, décochez-le dans Toujours demandé, puis cochez-le dans les listes voulues.
Ajouter un document personnalisé
Si un document manque au catalogue, cliquez sur Ajouter un autre document dans la catégorie voulue. Il est enregistré dès que vous cliquez sur Sauvegarder et arrive coché dans la liste ouverte. Pour le régler, voir Créer un document personnalisé.
Modifier ou masquer un document
Modifier, dans le menu du document, ouvre la fenêtre Modifier le document. Rétablir les valeurs par défaut annule vos personnalisations d'un document du catalogue.
Masquer du modèle retire le document de l'assistant pour vos prochaines demandes. Avant d'enregistrer, Ré-afficher annule le masquage.
Comment se construit la liste d'un client
À l'étape Profil de l'assistant, vous répondez aux questions pour chaque contact. À l'étape Documents, un document est coché d'avance s'il est toujours demandé ou s'il figure dans la liste d'au moins une réponse du contact. Les listes s'additionnent : un client salarié qui achète reçoit les documents des listes Salarié et Achat, sans doublon.
Vous pouvez encore cocher ou décocher chaque document dans l'assistant. Les demandes déjà envoyées ne changent pas.
Une réponse manque dans une question
Les questions de l'étape Profil sont toutes facultatives. Une question laissée vide ou une réponse absente ne bloque pas la demande : vous cochez les documents voulus à l'étape Documents. Seule une adresse de propriété, quand l'assistant en demande une, doit être remplie pour continuer.
Dans les modèles de base, certaines réponses n'ajoutent aucun document, comme Préapprobation ou Épargne personnelle. Aucune réponse ne décrit un premier achat : choisissez Achat sous Type de transaction, et Situation du client peut rester vide.
Pour ajouter une réponse, par exemple « Nouvel acheteur », et y rattacher des documents :
Cliquez sur Gérer à côté de la question, puis sur Ajouter une réponse. Écrivez-la et cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur la nouvelle réponse dans la colonne de gauche. Sa liste est vide.
Cochez les documents à demander, puis cliquez sur Enregistrer en haut de la page.
La réponse est proposée dans vos prochaines demandes. Gérer sert aussi à renommer une réponse ou à cesser de la proposer, sans perdre sa liste. Seules les réponses que vous avez ajoutées se suppriment.
Cette demande ou toutes mes demandes
Quand vous ajoutez ou modifiez un document dans l'assistant, Appliquer à propose Cette demande (le changement reste dans la demande en cours) ou Toutes mes demandes (il rejoint vos modèles). Sur la page des modèles, tout changement vaut pour vos prochaines demandes.
Ajouter une question sur le client
Cliquez sur Nouvelle question sur le client, au bas de la colonne de gauche. Écrivez la question et au moins deux réponses (ou Remplir avec Oui / Non), puis cliquez sur Créer la question. Elle est posée à l'étape Profil de chaque demande, et chaque réponse obtient sa liste.
Seules les questions que vous avez ajoutées se suppriment.
Voir aussi : Créer une demande de documents, Créer un document personnalisé, Dossier résidentiel ou commercial.