Disponible avec les plans Pro et Équipe.
WelcomeAI vous permet de créer une demande de documents en écrivant ce que vous voulez, puis de la consulter, de la modifier ou de relancer le client, sans passer par l'assistant de création.
Créer une demande dans la conversation
Ouvrez WelcomeAI dans le menu de gauche.
Écrivez votre demande en nommant l'Espace et le contact, par exemple « Demande à Marie Gagnon les documents pour un achat, elle est salariée. »
Répondez aux questions de WelcomeAI. Pour un dossier hypothécaire, il demande d'abord si le dossier est résidentiel ou commercial, puis le type de transaction et le statut d'emploi s'ils manquent. Si vous nommez vous-même les documents, il demande exactement ceux-là. Sinon, il propose une liste tirée de vos modèles.
Dans la carte Préférences de la demande, choisissez Je le partage moi-même ou Envoyé par courriel via WelcomeSpaces, ajustez les dates des rappels et réglez Validation IA des documents. Cliquez sur Continuer.
Relisez la carte Créer la demande de documents. Décochez un élément ou modifiez une valeur au besoin, puis cliquez sur Accepter.
Une carte d'approbation se refuse avec Refuser, ou se renvoie avec Demander une correction et une note pour WelcomeAI. Si le contact n'est pas encore dans l'Espace, WelcomeAI propose de l'y ajouter. Après chaque opération, il donne un lien vers la demande dans l'application.
Consulter et modifier une demande existante
Demandez à WelcomeAI où en sont vos demandes, ou le détail de l'une d'elles. Pour modifier une demande, décrivez le changement. La carte affichée montre ce qui sera fait.
Ce que vous demandez | Carte à approuver |
Ajouter, modifier ou retirer des documents | Ajouter des documents à la demande, Modifier des documents de la demande, Retirer des documents de la demande |
Corriger le profil ou les adresses d'un contact | Modifier le profil du contact, Définir les propriétés du contact |
Changer le message de la demande | Modifier le message de la demande |
Arrêter ou relancer les rappels | Annuler les rappels, Relancer les rappels |
Remplacer un lien de dépôt révoqué | Régénérer le lien de dépôt |
Accepter ou refuser un document reçu | Réviser un document reçu |
Classer un fichier déposé ou le garder en supplément | Classer un fichier déposé, Conserver le fichier en supplément |
Clore ou supprimer la demande | Marquer la demande comme complétée, Supprimer définitivement la demande |
Avant d'accepter une carte
Chaque document ajouté ou modifié envoie au contact un courriel de mise à jour. Regroupez vos changements dans une même demande à WelcomeAI.
Refuser un document envoie tout de suite au contact un courriel avec votre message de correction.
Relancer les rappels remplace le calendrier et envoie un rappel immédiatement.
Marquer la demande comme complétée fait passer les documents encore attendus à « reçus hors plateforme ». Ce n'est pas réversible depuis WelcomeAI.
Régénérer un lien coupe aussitôt le lien actuel du contact, même s'il l'a déjà reçu.
Une carte laissée sans réponse expire. Rien n'est alors exécuté.
WelcomeAI ne lit pas le contenu des fichiers déposés. Pour voir un fichier, il vous donne un lien qui l'ouvre dans l'aperçu de l'application.