Disponible avec les plans Marketing, Pro et Équipe.
Ajoutez vos contacts un à un, importez une liste existante ou exportez votre carnet en CSV.
Ajouter un contact
Dans Clients > Contacts, cliquez sur Ajouter un contact.
Dans le panneau Nouveau contact, entrez le Courriel. C'est le seul champ obligatoire.
Complétez au besoin le nom, la date de naissance, l'Entreprise, le Type de contact, jusqu'à quatre numéros de téléphone, les Canaux préférés et l'adresse.
Cliquez sur Créer le contact. La fiche du contact s'ouvre.
Si le courriel existe déjà dans votre compte, WelcomeSpaces l'indique et propose Ouvrir l'existant. En équipe, ce contact peut appartenir à un coéquipier dont vous ne voyez pas les contacts. Le message le précise.
Préparer le fichier CSV
La première ligne contient les en-têtes de colonnes.
Les colonnes sont séparées par des virgules, des points-virgules ou des tabulations. WelcomeSpaces détecte le séparateur.
Une colonne contient le courriel. Une ligne sans courriel est rejetée. Un courriel présent deux fois ne crée qu'un contact.
Le fichier pèse au plus 20 Mo. Au-delà, divisez-le.
Si les accents s'affichent mal, réenregistrez le fichier en UTF-8.
Les en-têtes en français et en anglais sont reconnus, sans égard aux majuscules ni aux accents. Quelques exemples :
Champ | En-têtes reconnus |
Courriel | Courriel, Adresse courriel, Email |
Prénom | Prénom, First name |
Nom | Nom, Nom de famille, Last name |
Entreprise | Entreprise, Compagnie, Company |
Cellulaire | Cellulaire, Portable, Mobile |
Code postal | Code postal, Postal code, Zip |
Date de naissance | Date de naissance, Anniversaire, Birthday |
Type de contact | Type de contact, avec les valeurs prospect, client, partenaire ou autre |
Importer le fichier
Cliquez sur Importer / Exporter, puis sur Importer.
À l'étape Source, déposez le fichier sur la carte Fichier CSV ou cliquez sur Choisir un fichier. Si Pipedrive ou Zoho est connecté, sa carte apparaît sous Ou importer depuis un CRM.
À l'étape Règle d'importation, choisissez quoi faire des courriels déjà dans votre liste (tableau ci-dessous).
À l'étape Associer les colonnes, vérifiez le champ choisi pour chaque colonne. Les associations automatiques portent la mention AUTO. Choisissez Ne pas importer pour écarter une colonne.
À l'étape Confirmer, nommez l'importation. Ce nom sert d'étiquette de source aux contacts créés. Cliquez sur Importer.
Règle | Effet |
Créer les nouveaux contacts seulement | Choix par défaut. Crée les courriels inconnus. Les contacts existants ne changent pas. |
Créer + mettre à jour les existants | Crée les courriels inconnus et met à jour les autres. Une cellule vide n'efface jamais une valeur. |
Mettre à jour les existants seulement | Met à jour les contacts existants. Rien n'est créé. |
L'écran se ferme et la progression s'affiche en haut de la liste. Le bilan final compte les contacts créés, mis à jour et ignorés, et les erreurs. Télécharger le rapport d’erreurs donne les lignes rejetées. Une importation ne supprime jamais de contact, et une seule importation à la fois peut être en cours.
Depuis un CRM, l'import reprend seulement les personnes. Leurs dossiers, notes et activités restent dans le CRM. Les fiches sans courriel sont ignorées et il n'y a pas de colonnes à associer.
Exporter vos contacts
Importer / Exporter > Exporter en CSV exporte la liste affichée, avec sa recherche, ses filtres et son tri.
Pour quelques contacts, cochez-les, puis cliquez sur Exporter la sélection.
Les en-têtes du fichier exporté sont en anglais (First Name, Email, Company…). Vous pouvez le réimporter tel quel.
Voir aussi : Fusionner, réassigner et supprimer des contacts.