Le partage vous permet d'envoyer en une fois des fichiers, une note, des pages Web et une demande de documents à vos clients, et de choisir qui y a accès.
Partager du contenu
Ouvrez l'Espace et cliquez sur +, puis sur Partager. La fenêtre Partage s'ouvre.
Remplissez les sections voulues : Notes pour un texte, Documents pour des fichiers (Téléverser depuis votre ordinateur ou Ma Bibliothèque), Pages Web pour des liens (Ajouter un URL) et Demander des documents pour demander un fichier au client (Ajouter une demande).
Cliquez sur Suivant. Si vous avez ajouté des fichiers, choisissez le dossier de l'Espace où les ranger, puis cliquez sur Suivant.
Dans Description et accès, ajoutez au besoin une description, puis réglez Gérer les accès (voir plus bas).
Cliquez sur Terminé.
Le partage apparaît dans le fil. Les fichiers apparaissent aussi dans Documents > Partages.
Pour une demande de documents avec validation IA et suivis automatiques, utilisez plutôt + > Demander des documents. Vue d'ensemble : Demandes de documents
Choisir qui voit le contenu
Dans Gérer les accès :
Partager avec les participants actuels et futurs : toute personne de l'Espace, y compris celles invitées plus tard, voit le contenu.
Sinon, cochez les participants qui y ont accès.
Le propriétaire et les collaborateurs ont toujours accès. Pour changer l'accès après coup, ouvrez le menu (⋯) de l'élément dans le fil et choisissez Gérer les droits. Le même menu propose, selon l'élément et vos droits, Modifier, Ajouter une description, Tout télécharger et Supprimer.
Réutiliser un modèle
Les modèles sont offerts avec les plans Marketing, Pro et Équipe. Dans la fenêtre Partage, cliquez sur Modèles en bas à gauche :
Sauvegarder comme modèle enregistre le contenu de la fenêtre pour le réutiliser ;
sous Utiliser un modèle, choisissez un modèle pour remplir la fenêtre.
Les modèles se gèrent aussi dans Outils > Modèles. Bibliothèque et modèles d'Espace
Organiser les fichiers en dossiers
Dans Documents > Partages, cliquez sur Tout voir. La page des fichiers de l'Espace permet de créer un Nouveau dossier, de Téléverser des fichiers et de les déplacer.
Ce que voit votre client
Votre client voit dans le fil les éléments auxquels il a accès. Il ouvre et télécharge les fichiers, et peut répondre sous chaque élément. Son bouton + ouvre la même fenêtre Partage pour qu'il vous envoie ses fichiers, notes ou liens.
Avec le plan Gratuit, un fichier ne peut dépasser 250 Mo. Dans un Espace archivé, le bouton + est désactivé.
Voir aussi : Qu'est-ce qu'un Espace?, Bibliothèque et modèles d'Espace, Chat dans WelcomeSpaces.